Tantangan Procurement dalam menghadapi kompleksitas Global di ERA Modern

Dalam beberapa dekade terakhir, pengadaan (procurement) telah mengalami perubahan yang signifikan. Apa yang dulunya hanya dianggap sebagai aktivitas administratif untuk mendapatkan barang dan jasa kini berkembang menjadi fungsi strategis yang berperan penting dalam kesuksesan bisnis. Seiring dengan perkembangan teknologi, globalisasi, dan tuntutan lingkungan, proses pengadaan dihadapkan pada tantangan-tantangan baru yang semakin kompleks. Berikut ini adalah beberapa tantangan yang dihadapi beserta strategi bagaimana perusahaan dapat menghadapinya.

1. Keberlanjutan dan Tanggung Jawab Sosial

Salah satu tantangan terbesar yang dihadapi oleh tim pengadaan saat ini adalah integrasi keberlanjutan dan tanggung jawab sosial dalam rantai pasokan. Konsumen dan pemangku kepentingan menuntut agar perusahaan beroperasi dengan cara yang ramah lingkungan dan etis. Ini mencakup:

• Pengurangan emisi karbon: Pemasok diharapkan beroperasi dengan cara yang lebih hijau, menggunakan energi terbarukan, dan mengurangi limbah.
• Praktik kerja yang adil: Pemilihan vendor yang memperlakukan pekerjanya secara adil dan mendukung hak asasi manusia menjadi penting.

Namun, tantangan utamanya adalah mengawasi proses rantai pasokan yang panjang dan kompleks untuk memastikan bahwa semua pemasok mematuhi standar ini. Untuk mengatasinya, perusahaan perlu mengembangkan kerangka kerja keberlanjutan dan melakukan audit secara berkala terhadap pemasok mereka dan melakukan evaluasi perforemance secara menyeluruh.

2. Gangguan Rantai Pasokan Global

Pandemi global, bencana alam, dan konflik geopolitik telah memperlihatkan betapa rapuhnya rantai pasokan global. Ketergantungan pada pemasok internasional membuat perusahaan rentan terhadap gangguan yang berada di luar kendali mereka, seperti:

• Keterlambatan pengiriman: Krisis kontainer dan kemacetan di pelabuhan menyebabkan keterlambatan pengiriman barang hingga 2x dari leadtime normalnya.
• Kenaikan harga bahan baku: Ketidakstabilan politik atau ekonomi di negara pemasok dapat memicu lonjakan harga bahan baku.

Solusi untuk tantangan ini adalah mengembangkan strategi manajemen risiko yang kuat, termasuk mencari alternatif pemasok, perencanaan kontinjensi, dan penggunaan teknologi digital untuk memantau rantai pasokan secara real-time.

3. Tekanan untuk Efisiensi Biaya Tanpa Mengorbankan Kualitas

Tekanan untuk mengurangi biaya pengadaan tetap menjadi tantangan besar bagi perusahaan, terutama di tengah persaingan yang semakin ketat. Namun, pengurangan biaya tidak boleh mengorbankan kualitas produk atau layanan. Dalam banyak kasus, perusahaan sering kali dihadapkan pada dilema antara memilih pemasok dengan harga lebih rendah tetapi berisiko terhadap kualitas dan memilih pemasok dengan harga lebih tinggi tetapi lebih andal.

Strategi yang dapat diterapkan meliputi:

• Negosiasi yang efektif: Negosiator yang handal dapat mencapai kesepakatan yang menguntungkan kedua belah pihak tanpa mengorbankan kualitas.
• Optimisasi volume pembelian: Menggabungkan kebutuhan dari berbagai departemen atau unit bisnis untuk meningkatkan volume pembelian dan mendapatkan harga yang lebih baik.

4. Perubahan Regulasi dan Kepatuhan

Dalam lingkungan global yang terus berubah, perusahaan harus selalu up-to-date dengan berbagai peraturan baru yang dapat memengaruhi pengadaan, seperti:

• Kepatuhan terhadap undang-undang lokal dan internasional: Termasuk peraturan lingkungan, peraturan perdagangan, dan undang-undang perpajakan.
• Perubahan tarif dan bea cukai: Tarif yang diberlakukan pada barang impor atau ekspor dapat memengaruhi biaya total pengadaan.

Tantangan ini memerlukan pendekatan yang proaktif dalam manajemen regulasi. Perusahaan perlu membangun hubungan yang kuat dengan ahli hukum dan regulator untuk memastikan bahwa mereka selalu mematuhi peraturan yang berlaku dan dapat menyesuaikan strategi pengadaan mereka dengan cepat.

Kesimpulan

Pengadaan di era modern tidak lagi hanya berfokus pada pengurangan biaya. Tantangan seperti keberlanjutan, gangguan rantai pasokan, tekanan efisiensi, dan kepatuhan terhadap regulasi telah membuat pengadaan menjadi fungsi yang jauh lebih strategis. Untuk tetap kompetitif, perusahaan harus memiliki tim pengadaan yang mampu menghadapi tantangan ini dengan fleksibilitas, inovasi, dan pendekatan berbasis data.

Dengan mengatasi tantangan-tantangan ini, perusahaan tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional tetapi juga dapat membangun rantai pasokan yang tangguh, berkelanjutan, dan inovatif.